歯科の受付の仕事を始めて、約５年経ちました。
それまでは、歯科助手兼受付の仕事をしていました。
今勤めている歯医者は、規模が大きい為、受付の仕事だけをしています。
そこで今回は、歯医者の受付の仕事に就こうか迷っている方へ、
実際に歯科受付とはどんな仕事をしているのかを、具体的にご紹介していきたいと思います。
歯科受付の仕事の流れまとめ
まずは、PCを立ち上げたり、受付周りを整えます。
FAXでネット受付の患者さん情報が届いていたりするので、
その患者さんをアポイントに打ち込んで、漏れがないようにします。
今は、ネットからも予約受付をしている歯医者が多いようです。
私の場合は、その日のアポイントを確認し、
どういった患者さんが来るのかをある程度頭に入れておきます。
自然と患者さんの顔と名前を覚えるようになったので、
頭に入れておくと、来院された時に対応しやすくなります。
患者さん来院対応
来院した患者さんの対応をしていきます。
月初めの来院であれば、保険証の確認をします。
国民健康保険や社会保険、前期高齢者などいろんな種類の保険証があり、
患者さんの負担割合が変わってくるのでここは慎重に確認します。
患者さんの主訴を聞いて先生に伝えるのもお仕事です。
初めての患者さんであれば問診票を書いてもらい、カルテ作成をします。
カルテ作成といっても、先程の保険証の登録や、
どういった経緯で当院に来院されたのかを確認したり、
お薬のアレルギーや、病院での注意事項がないか、
HIVや肝炎に罹患していないかなど重要な確認事項があるので、意外と時間がかかります。
電話対応
電話対応も重要な受付の仕事です。アポイントの電話がほとんどです。
ただアポイントを取ると言っても、アポイントを見て、
他の患者さんとの兼ね合いを考えながら入れていきます。
あまりにも詰め込みすぎると、診療室で先生や歯科衛生士がさばききれなくなり、
結果、患者さんをかなりお待たせすることになってしまいます。
もし、痛いや、外れた物があって困っているなどの患者さんを
どうしてもアポイントに無理に入れないといけない場合は、
応急処置になる・待つ時間が長くなる旨は必ず伝えています。
それを伝えないと、後々クレームに繋がったりするからです。
電話でも質問やクレームを受けることがあります。
簡単な質問で確実に自分で答えられるものはその場で返答しますが、
質問が込み入っており、自分だけの判断で答えられないものは必ず院長に電話を替わります。
患者さんは、初めに言われたことが頭に残る事が多いので、
受付が間違った事を伝えてしまった場合、院長が訂正してもなかなか聞き入れてくれなくなるからです。
クレームも院長に替りましょう。
電話で、顔が見えないと気が大きくなり結構ひどい事を言われたりするんですね。
自分が傷つかない為にも院長にクレーム対応してもらった方が気が楽です。
会計・次のアポイントのご案内
今勤めている歯医者は、キャッシュレス決済も対応しているので、
一言に会計と言ってもいろんなパターンの会計があります。
それに、自由診療の取り扱いもあるので、大きい金額の見積もりを説明したり、
契約書を取ったりとお金に関する事なので、かなり慎重にならなければいけません。
これも後々トラブルになった時に重要な書類になるので大切です。
現金での会計もその日の一番最後にレジと、日計表の金額と照らし合わせるので、
間違えないように慎重に確認しながら行います。
引き続き治療が必要な患者さんは次のアポイントを取ります。
治療が終わった患者さんでも、定期検診には来てもらうのでその案内をします。
レジ・日計表など１日の締め
１日の診療が終わったら、締めの作業に入ります。
レジと日計表の金額が合うか、レジの金額と、実際にある現金が合うかを毎日確認します。
レジとは別に金庫を置いている歯医者もあります。
金庫は、業者への支払いに使うお金なので、患者さんのお金とはまた別物なのです。
金庫がある場合は、金庫の現金と、帳簿上の数字が合うかを確認します。
どうしても合わない場合は現金過不足として日計や、帳簿に上げないといけません。
あまり数字が大きく合わない時は必ず院長に報告します。
でも、ほとんどの場合は、原因が追求できるようになってるのでわからないことは少ないです。
あとは、カルテの印刷をしたり、レセプトコンピューターのバックアップをとります。
まとめ
今回は、歯科受付が一体どんな業務内容なのかを１日の流れでお伝えしました。
まずは、１日のアポイントを頭に入れます。
それから、実際に来院された患者さんの対応。始めての来院の方はカルテ作成からです。
月初めの来院の方は必ず保険証の確認をします。
電話対応も受付の主な仕事になります。アポイントを取ったり、質問に答えたり、クレーム対応です。
あまりにも込み入った内容の場合はすぐに院長に替りましょう。
自分1人で解決しないことです。
会計や見積もり説明、契約書で金額の確認は、後々のトラブルを防ぐ為にも慎重に行いましょう。
１日の診療後に、締めの作業があります。
レジ・日計表・現金・金庫 これらの数字がしっかり合う事を確認します。
これらは必ず毎日行います。ずれてしまった数字は後から追求しようと思っても難しいからです。
その他は、カルテ印刷やPCのバックアップを取ります。
歯科受付って簡単なようで、結構大変なんです。身体の疲れよりも、メンタルの方が疲れるかもしれません。
それでも、実際患者さんと触れ合う事ができ、
直接お礼を言ってくださる方もいらっしゃるので喜びや、やりがいがあるお仕事になります。
歯科受付の仕事が気になっている方の参考になれば嬉しいです。
